:: Operativní evidence ::

Operativní evidence skutečnosti provádění stavby musí zachycovat skutečné hodnoty objemů, ceny a zejména skutečných nákladů (na přímý materiál, přímé mzdy, náklady na stroje, ostatní přímé náklady) nejenom stavebních procesů, ale i fixních nákladů na stavbě (provozní a správní režie) v jednotlivých časových obdobích, u nás obvykle v měsících. 

Dosud jsou ve stavebním podniku skutečně naběhlé náklady na jednotlivé stavby zachycovány v účetnictví podniku, přičemž jednotlivým stavbyvedoucím jsou obvykle pravidelně měsíčně zasílány jejich soupisy (přehledy došlých faktur) k prostudování a podpisu. Stavbyvedoucí vyjadřuje skutečně provedené objemy jednotlivých prací v přehledu provedených prací, podle nichž se tvoří zjišťovací protokol a zpracovává výrobní, popř. odbytová faktura, obvykle v návaznosti na položky výrobní kalkulace i pomocí kalkulačního softwaru. Ve výrobní faktuře se však takto nezobrazují skutečně naběhlé náklady, nýbrž plánované náklady (spočtené ve výrobní kalkulaci dle normativní základny podniku) přenásobené skutečně provedeným objemem jednotlivých prací. Tímto způsobem se vlastně znemožňuje zjistit skutečné náklady na jednotlivé stavební práce, neboť skutečně naběhlé nákladové položky z účetnictví se nijak nepromítnou do výrobní faktury ani do normativní základny výrobních kalkulací podniku. Podnik kromě toho v průběhu výstavby neví, zda daná stavba je zisková či ztrátová. To se obvykle dozví až na konci výstavby po vyhodnocení všech naběhlých nákladů a zaplacených odbytových faktur investorem. Zpracování výrobní faktury dle položek výrobní kalkulace je též poměrně pracná záležitost, i když dnešní programy již přinesly do této oblasti značný pokrok.

Pokud jsou zpracovány na stavbu základní dokumenty stavebně technologického projektu formou stavebně technologického síťového grafu pomocí systému CONTEC, je žádoucí následující:

  • aby bylo možno operativní evidenci provádět dle položek síťového grafu co nejrychleji, popř. s možností jejího automatizovaného výpočtu dle plánovaných hodnot

  • aby bylo možno vytvářet zjišťovací protokoly, soupisy provedených prací, přehledy a porovnání plánu a skutečnosti a podklady pro vytýkací řízení

  • aby celá agenda měla přímou návaznost na účetní agendu podniku s možností okamžitého rychlého promítnutí (rozkontace) skutečně naběhlých nákladů v příslušném časovém období do stavebních procesů - činností síťového grafu stavby opět s možností případného automatizovaného návrhu této rozkontace

  • aby bylo možno zjišťovat nákladovost a ziskovost stavby porovnáním plánovaných a skutečně dosažených nákladů, popř. skutečného zisku v čase kdykoli v průběhu výstavby

  • aby byla zajištěna automatizovaná aktualizace časového plánu stavby na další období dle skutečně provedených objemů prací zaevidovaných v operativní evidenci, případně s návrhem opatření při dosažení případného zpoždění prací

  • aby bylo možno dle provedené rozkontace naběhlých nákladů vypočítat skutečnou nákladovost a ziskovost jednotlivých stavebních procesů s vazbou na databázi normativních údajů o činnostech, tedy sestavit novou databázi normativních údajů o činnostech, kde údaje o cenách a nákladech budou vypočítány dle operativní evidence.

Veškeré tyto body řeší pracovní oblast automatizovaného systému přípravy a řízení staveb CONTEC – Operativní evidence a vedení finančních deníků staveb. 

Při zadání evidence systém automaticky určí měsíční období, ve kterém ještě evidence nebyla prováděna. Zadání evidence skutečnosti pro dané období se provádí z harmonogramu, v němž se po jeho vyvolání žlutě vyznačí období evidence. V textové části harmonogramu jsou zobrazena procenta skutečně provedených objemů produktů činností v minulém časovém období. Automatický návrh evidence všech činností v zadaném období můžeme provést dle plánu po stisknutí příslušného tlačítka. Uživatel má poté možnost upravit si kteroukoli činnost dle svého, popř. dle skutečnosti. Na základě plánu je vypočten objem pro dané období, cena dle plánu i plánované náklady. Dále je možno zadat skutečně provedený objem činnosti v zadaném období, cenu, kterou budeme fakturovat, a skutečně dosažené náklady podle oborového kalkulačního vzorce. Nelze zadávat zisk, který se vždy přepočítává.

Pro přímou návaznost na účetnictví podniku a možnost evidence skutečně naběhlých nákladů na stavbu se dále vede tzv. finanční deník stavby, tj. evidence a přehled skutečných výdajů (došlých faktur, vyplacených mezd, režijních nákladů ap.) a při tisku zjišťovacích protokolů jejich automatizované zařazení do finančního deníku jakožto předpokládaných příjmů. Principiálně je možné automatizovaně přebírat do finančního deníku údaje z podnikového účetního systému a naopak, předávat údaje finančního deníku do agendy podnikového účetnictví. Protože každý výdaj má tři časové údaje – datum vydání, datum splatnosti a datum zaplacení, je možno pomocí systému provádět skutečné bilance cash flow – porovnání plánovaných a skutečných nákladů a ziskovosti v čase. Plánované náklady vypočteme dle modelu postupu výstavby, skutečné dle výdajů vedených ve finančním deníku.

Ve finančním deníku je možno provést technologický rozpis (rozkontování) nákladové položky, tj. její přiřazení k jednotlivým činnostem síťového grafu. Rozpis je možno provést buď ručně výběrem činností z harmonogramu, nebo pomocí automatického návrhu dle příslušného druhu nákladů dle kalkulačního vzorce. Pokud uživatel zadává důsledně technologický rozpis všech nákladových položek finančního deníku, může (ale nemusí) hodnoty finančního deníku převést do evidence činností v příslušném období. Pokud uživatel přenos finančního deníku provádí, zjišťuje postupně, které činnosti jsou pro něho skutečně ziskové a které ztrátové. Dle tohoto zjištění je možno automatizovaně vypočítat nový ceník, tj. databázi normativních údajů o činnostech, kde údaje o cenách a nákladech činností jsou vypočítány dle operativní evidence daného projektu.